As novas orientações buscam garantir a adequada proteção das informações, destacando a importância da transparência e segurança nos procedimentos notariais.

A Comissão de Proteção de Dados da Corregedoria Nacional de Justiça aprovou diretrizes específicas para a emissão de certidões do registro civil e de notas. Em consonância com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as novas orientações buscam garantir a adequada proteção das informações, destacando a importância da transparência e segurança nos procedimentos notariais. A medida visa proporcionar maior clareza aos cidadãos e fortalecer a conformidade dos registros civis e notariais com as normativas de proteção de dados vigentes.

Instituída por meio do art. 3º do Provimento n. 134, de 24 de agosto de 2022, a Comissão de Proteção de Dados tem caráter consultivo e é responsável por propor diretrizes com critérios sobre a aplicação, interpretação e adequação das Serventias à LGPD. Essas propostas podem ser apresentadas tanto espontaneamente quanto mediante provocação pelas Associações, reforçando a importância da constante adaptação às normativas vigentes.

A última reunião do ano ocorreu no dia 7 de dezembro. Desde sua instalação em junho de 2023, o colegiado realizou doze encontros para abordar questões fundamentais sobre a aplicação e interpretação da LGPD nessas atividades.

Moema Locatelli Beluzo, diretora da ANOREG/BR, presidente da ANOREG/PA e membro da Comissão de Proteção de Dados da Corregedoria Nacional de Justiça, explica que a principal motivação para a criação dessas diretrizes específicas “é promover a conformidade e adequação dos processos de emissão de certidões do registro civil e de notas à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)”. Segundo ela, a Comissão compreende “a importância de resguardar a privacidade e a segurança dos dados pessoais dos cidadãos, garantindo que os procedimentos notariais e registrais estejam alinhados com as normativas de proteção de dados”.

“As novas diretrizes têm como objetivo estabelecer procedimentos claros e adequados para a emissão de certidões do registro civil e de notas, considerando os preceitos da LGPD”, explica Moema Locatelli Beluzo. “Elas abordam a necessidade de requerimentos preferencialmente em formato digital, a identificação do solicitante, a motivação por trás do pedido, e outros pontos quanto à solicitação de certidões de interior teor, especialmente. Além disso, ao lidar com dados sensíveis, as diretrizes oferecem orientações específicas, exigindo a autorização judicial em determinados casos, conforme definido na LGPD”, explica.

Moema ressalta que “as diretrizes fixaram que a interpretação de dados sensíveis deve ser restritiva, ou seja, precisamente, nos termos do art. 5o, II, da Lei n. 13.709/2018. Em linhas gerais, as diretrizes visam garantir que os procedimentos estejam alinhados com as melhores práticas de proteção de dados, promovendo a segurança e a privacidade dos cidadãos, sem descuidar da agilidade e celeridade dos serviços extrajudiciais”, finaliza.

Diretrizes para a emissão de certidões de inteiro teor

A diretriz trata das regras e procedimentos relacionados ao Registro Civil das Pessoas Naturais (RCPN) e, mais especificamente, do processo de solicitação de certidão de inteiro teor.

O pedido de certidão de inteiro teor deverá ser, preferencialmente, realizado em formato digital, com o requerimento digital contendo a identificação do solicitante e a motivação. No entanto, essa exigência não se aplica quando o próprio titular dos dados faz a solicitação. Os cartórios de RCPN devem manter o prontuário do requerimento por um ano, conforme as diretrizes do Provimento CNJ n.50/2015, com descarte subsequente.

Para a emissão da certidão em inteiro teor, é necessário um requerimento escrito, com firma reconhecida do requerente ou assinatura eletrônica aceita pelo Operador Nacional do Registro Civil das Pessoas Naturais (ON-RCPN). O reconhecimento de firma é dispensado se o requerimento for assinado na presença do oficial de registro civil ou de seu preposto. Os requerimentos podem ser recebidos pela Central de Informações do Registro Civil (CRC) ou pelo Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (Serp), desde que assinados digitalmente.

Quando a certidão de inteiro teor for solicitada por terceiros, seu representante legal ou mandatário, o oficial de registro civil deve informar sobre a existência de dado sensível no registro, conforme definido na LGPD. Nesse caso, é necessária autorização judicial para a expedição do documento. No entanto, se o requerente concordar com a supressão do dado sensível, pode solicitar uma certidão adaptada à LGPD, dispensando a autorização judicial. Essa certidão incluirá todo o conteúdo do registro, exceto o dado sensível, acompanhada de uma declaração específica.

No caso de solicitação de certidão na modalidade de cópia reprográfica, o registrador pode emiti-la, incluindo uma tarja preta nos dados considerados sensíveis. A certidão deve certificar que é uma cópia fiel e integral do assento, com exceção do dado sensível, cuja publicidade é proibida sem autorização judicial.

A interpretação do “dado sensível” segue os termos da LGPD. Se o documento indicar ou permitir inferir o dado sensível, não é necessária autorização judicial para certidão de inteiro teor solicitada por terceiro. No entanto, caso o requerente opte por uma certidão integral, incluindo dados sensíveis, a expedição do documento deve ser objeto de autorização judicial.

Confira Extrato de Ata da 10.ª Sessão Ordinária da Comissão de Proteção de Dados

Diretrizes para a emissão de certidões notarial

A diretriz estabelecida visa orientar o processo de solicitação de certidão notarial, enfatizando preferencialmente a utilização do formato digital. No requerimento, é necessário incluir a identificação do solicitante e a motivação, com exceção quando o próprio titular dos dados realiza a solicitação. Um prontuário deve ser mantido para atender às necessidades de autodeterminação informativa do titular, podendo ser solicitado por este.

Quanto ao tempo de guarda, os cartórios de Notas devem manter o requerimento por um ano, conforme as disposições do Provimento CNJ n. 50/2015, seguido do descarte.

No que se refere às certidões notariais solicitadas por terceiros, seus representantes legais ou mandatários com poderes especiais, o tabelião deve informar sobre a existência de dados sensíveis no documento, conforme definido pela Lei n. 13.709/2018. O tabelião pode, com base no contexto e na motivação do solicitante, acatar o requerimento e lavrar a certidão com tarja no dado sensível, quando não for necessário conforme a finalidade indicada pelo solicitante. Nesse caso, a certidão deve indicar: “Esta certidão é cópia fiel e integral do ato notarial, com exceção do elemento considerado dado sensível, nos termos do art. 5º, II, da Lei 13.709/2018”.

A mesma abordagem se aplica no caso de solicitação de certidão na modalidade de cópia reprográfica, utilizando os mesmos critérios definidos anteriormente.

Por fim, destaca-se que o tabelião, durante a confecção dos instrumentos notariais, deve evitar a inclusão de dados sensíveis, exceto quando essenciais à constituição do ato, reforçando a necessidade de cautela na manipulação dessas informações durante o processo notarial.

Confira Extrato de Ata da 11.ª Sessão Ordinária da Comissão de Proteção de Dados

Fonte: AssCom ANOREG/BR